Documentele contabile cum ar fi facturile, chitanțele sau avizele de însoțire a mărfii trebuie să fie numerotate și înseriate în așa fel încât să poată fi identificate în mod unic. Numerotarea fiecărui tip de document trebuie făcută secvențial, crescător în ordinea emiterii documentelor.

Decizia de numerotare documente cu regim intern se emite pentru gestionarea documentelor: facturi, chitanţe, avize de însoţire a mărfii, facturi proforme, note de intrare recepţie şi constatare de diferenţe, bonuri de consum, ordine de deplasare etc.).

OMFP nr. 2634/2015

privind documentele financiar-contabile
…
24. Entităţile vor asigura un regim intern de numerotare a documentelor financiar-contabile, astfel:

– persoanele care răspund de organizarea şi conducerea contabilităţii vor desemna, prin decizie internă scrisă, o persoană sau mai multe, după caz, care să aibă atribuţii privind alocarea şi gestionarea numerelor aferente;

– fiecare document va avea un număr de ordine sau o serie, după caz, număr sau serie ce trebuie să fie secvenţial(ă), stabilit(ă) de entitate. În alocarea numerelor se va ţine cont de structura organizatorică, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.;

– entităţile vor emite proceduri proprii de stabilire şi/sau alocare de numere ori serii, după caz, prin care se va menţiona, pentru fiecare exerciţiu financiar, care este numărul sau seria de la care se emite primul document.

Decizia se întocmeşte obligatoriu la începutul fiecărui an sau la inceputul inceperii activitatii